Umowa powierzenia przetwarzania danych

Klient jest administratorem danych osobowych w systemach, które dla niego budujemy i prowadzimy. My jesteśmy podmiotem przetwarzającym, działającym na udokumentowane polecenie Klienta. Tam, gdzie wybieramy narzędzia w imieniu Klienta, zlecenie (statement of work) odnotowuje ten wybór jako polecenie Klienta.

Przetwarzanie obejmuje dane osobowe obsługiwane przez systemy Klienta (zazwyczaj dane kontaktowe dzwoniących i klientów, nagrania i transkrypcje rozmów, rekordy CRM) przez czas trwania współpracy oraz ustalony przez Klienta okres przechowywania.

• Przetwarzamy dane wyłącznie na polecenie Klienta; informujemy Klienta, jeżeli polecenie wydaje się naruszać prawo.
• Każda osoba mająca dostęp do danych jest objęta obowiązkiem zachowania poufności.
• Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne: dostęp na zasadzie najmniejszych uprawnień, zabezpieczenia na poziomie wierszy (row-level security), szyfrowanie transmisji i przechowywania, sekrety poza kodem, logi audytowe.
• Pomagamy w realizacji żądań osób, których dane dotyczą, w ocenach skutków dla ochrony danych oraz w zgłaszaniu naruszeń.
• Zawiadamiamy Klienta o naruszeniu ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia.
• Po zakończeniu współpracy, zgodnie z wyborem Klienta, usuwamy lub zwracamy wszystkie dane osobowe oraz usuwamy ich kopie, chyba że prawo wymaga ich zachowania.
• Udostępniamy informacje niezbędne do wykazania zgodności i umożliwiamy audyty po uprzednim zawiadomieniu z rozsądnym wyprzedzeniem.

Korzystamy z podwykonawców przetwarzania wymienionych na stronie podwykonawców. O dodaniu nowego podwykonawcy informujemy z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, aktualizując tę stronę i wysyłając e-mail do osób kontaktowych w ramach współpracy; Klient może zgłosić sprzeciw z uzasadnionych przyczyn, a my będziemy dążyć do jego rozwiązania.

Tam, gdzie dane opuszczają UE/EOG (na przykład do dostawcy modeli z siedzibą w USA), przekazanie opiera się na Ramach ochrony danych UE-USA (EU-US Data Privacy Framework), jeżeli dostawca posiada certyfikację, albo na standardowych klauzulach umownych. Wybór regionu jest dokumentowany dla każdej współpracy.

Agenci głosowi informują, że są systemami automatycznymi, i zapowiadają nagrywanie tam, gdzie wymagana jest zgoda. Okres przechowywania nagrań wynosi domyślnie 90 dni i można go skonfigurować. Transkrypcje są przechowywane na kontach Klienta.